Источник: Executive.ru

Источник фотографии

Как подвести итоги года, чтобы это было интересно не только руководителям? Как сделать этот проект качественно и с душой?

В конце года все мы мысленно оглядываемся назад, анализируем успехи и неудачи – одним словом, подводим итоги. Это делают и компании – от небольших стартапов до многотысячных корпораций. Такая традиция позволяет руководству актуализировать цели и задачи, скорректировать стратегию, увидеть общую картину жизни компании, которая обычно скрыта за рутинными задачами, а сотрудникам – оценить их вклад в успех компании.

С чем у вас ассоциируется подведение итогов в компании?

— скучная отчетная презентация с тысячей непонятных показателей и сложных терминов;
— бесконечно длинное выступление генерального директора перед праздничным корпоративом;
— лаконичное обращение руководства с инфографикой и детальным представлением каждого департамента;
— креативные выступления с участием руководителей и ключевых сотрудников.

Уверена, что большинство голосов будет отдано за первый и второй вариант, ведь такова суровая реальность. Чаще всего отчетные мероприятия напоминают выступление на научном симпозиуме, где все участники собрались лишь для того, чтобы прочесть свои доклады: поймут ли другие, о чем речь – совершенно не важно.

Вместе с тем подведение итогов года – это мощный инструмент в руках внутренних коммуникаций и HR. С его помощью можно:

— анализировать ключевые проекты компании и то, насколько они соответствуют текущей корпоративной стратегии;
— информировать сотрудников о важных событиях, делиться информацией о результатах продаж, завершенных проектах и рассказывать о планах на будущий год;
— налаживать диалог и давать обратную связь руководителям, отделам и конкретным сотрудникам;
— мотивировать и поощрять сотрудников.

Обычно компании подводят итоги раз в квартал, чтобы свести и проанализировать финансовые показатели. Зачастую эти отчеты из-за своей специфики доступны только узкому кругу лиц. Конец года – это идеальный момент, чтобы обнародовать основные достижения компании: в формате общего собрания или с помощью системы каскадирования «сверху-вниз».

Признаюсь честно, нет волшебной таблетки, которая сделает итоги года понятными и интересными для всех сотрудников. Львиная доля успеха зависит от подачи и от того, насколько выбранный формат подходит аудитории.

При выборе формата я рекомендую обращать внимание на численность сотрудников, на предпочтительные каналы связи, географию офисов и демографические характеристики сотрудников. Средний возраст персонала здесь играет не последнюю роль. Например, провести Zoom-сессию на производстве не самая удачная идея, зато серия плакатов и праздничный выпуск заводской газеты воспримут на «ура».

Безусловно, форматов для подведения итогов года немало, но я предлагаю ограничиться 5-ю основными, которые проверены временем, опросами вовлеченности и не одной сотней HR-менеджеров.

1. Презентации

«Банально» – подумаете вы. «Эффективно» – возражу я вам. Совсем не важно, как долго и как часто вы пользуетесь инструментом презентаций для решения коммуникационных задач. В корпоративном мире от него не уйти. Другое дело, что прогресс не стоит на месте, и дизайнеры по всему миру придумывают потрясающие решения, которые превращают скучные шаблоны в настоящие произведения искусства.

Чтобы «оживить» стандартную презентацию, начните с малого:

1. Создайте или используйте существующий шаблон (и, пожалуйста, забудьте об анимированных переходах между слайдами, несочетаемых сочетаниях цветов и шрифтах с завитушками – если это не часть брендбука, конечно).

2. Отрисуйте графики, пиктограммы, иконки и таблицы в едином стиле, это поможет упорядочить слайды.

3. Сократите количество слайдов до разумного минимума и пропишите понятные заметки под каждым.

Для тех, кто готов немного усложнить себе задачу, я рекомендую присмотреться к флэш-редакторам для создания презентаций. Вы сможете настроить красивые переходы между слайдами и создать своеобразное визуальное путешествие, которое поможет привлечь внимание сотрудников.

Преимущество презентации в ее универсальности: вы можете показать ее на отчетном собрании, выложить на корпоративный портал, загрузить на ТВ-экраны в холлах, на ресепшен, а также распечатать и повесить на инфостендах.

2. Инфографика

Этот способ визуализации вырос из журналистики данных, когда полученный массив информации нужно было представить компактно и наглядно. Для подведения итогов года инфографика подойдет как нельзя кстати, ведь почти всегда показатели компании можно представить в формате графиков и таблиц.

Для создания качественной инфографики придется потратить чуть больше времени: вам нужно не просто собрать все таблицы воедино, а показать взаимосвязь между показателями и визуализировать динамику.

Например, вы можете представить основной объект инфографики в виде персонажа компании, ключевого продукта или карты мира, если у компании есть офисы в разных странах.

Готовый макет вы сможете использовать как внутри компании (в общих зонах – холлах, переговорных, столовых и курилках), так и вовне (например, на корпоративном сайте). Особенно удачно инфографика смотрится на широкоформатных постерах, где можно в деталях рассмотреть каждый элемент. Также на ее основе вы можете выпустить листовки, брошюры и другие сопроводительные материалы.

3. Корпоративные видеоролики и анимация

Видеоконтент и анимация – это действенный инструмент для подведения итогов, который дает невероятный простор для творчества. Особенно сейчас, когда мы не можем увидеть коллег лично, видео помогает передать атмосферу и эмоции говорящего, поделиться настроением.

При разработке сценария нужно учитывать нескольких важных моментов:

Для кого. Первый вопрос, на который надо ответить, про целевую аудиторию. Ведь даже в рамках одной компании могут сосуществовать абсолютно разные группы, отличающиеся спецификой работы, возрастом, географией и многими другими характеристиками. А если посмотреть на внешнюю аудиторию – тут сообществ еще больше, и все они так или иначе могут быть целевыми группами для работодателя. К примеру, если обращаться к партнерам компании с целью укрепления взаимоотношений – это один сценарий, а если поздравляем команду разработчиков – совершенно другой. Меняется тон, подача, драматургия и, возможно, даже тип контента.

Видео, анимация или комбинированный формат. Это крайне важный момент, ведь от этого зависит, кого вы будете привлекать для исполнения задачи: дизайнера, съемочную группу или всех сразу.

Стиль и подача. Официальное видео от генерального, нарезка из поздравлений сотрудников, динамичная анимация или что-то смешное и милое. Вариантов масса – тут все зависит от корпоративных стандартов, принятых в компании и целей этого видео.

С привлечением руководителей и сотрудников, с привлечением актеров или без. От этого пункта сильно зависят сроки и бюджет проекта. Если вы хотите вовлечь сотрудников в подготовку новогоднего поздравления, смело закладывайте 2-3 недели на сбор видео. Начинать надо заранее, но результат понравится всем, ведь сотрудники будут видеть свой вклад в общий результат и чувствовать себя причастными к празднику.

4. Скринсейверы

Если в вашей компании работают преимущественно офисные сотрудники или так называемые «белые воротнички», вы можете использовать в качестве инструмента для подведения итогов скринсейверы.

Скринсейверы – это статичные или динамичные (анимированные) заставки, появляющиеся на экранах при блокировке компьютера. В корпоративной среде их используют для распространения важных анонсов, продвижения ценностей и корпоративной стратегии, также они могут работать и для коммуникации по итогам года.

Скринсейверы могут быть выполнены в виде картинки, инфографики или простой анимации. Лучше всего запустить полноценную коммуникационную кампанию, которая будет включать в себя несколько таких заставок. Это позволит не перегружать информацией скринсейвер, а также последовательно и подробно рассказать о достижениях за прошедший год.

5. Опросы и исследования

Для более глубокого понимания текущей картины и настроений сотрудников вы можете использовать опросы. Сейчас, в период удаленки и вынужденного снижения социальной активности, к этим показателям нужно относиться с особым вниманием. Данные, полученные в ходе опроса дадут пищу для размышлений руководству, а также идеи и векторы для корректировки внутренних инициатив и проектов.

Исследование может быть мультиохватным и включать в себя вопросы по разным направлениям, однако намного эффективнее для таких задач подойдут короткие точечные опросы или пульс-опросы, которые показывают динамику в течение определенного промежутка времени. Кроме того, результаты такого исследования не требуют длительной обработки и анализа.

В качестве примера структуры такого опроса можно отметить следующие направления:

— Настроения (Как вы чувствуете себя сегодня?).
— Достижения (Чем вы гордитесь или чем можете похвастаться за прошедшую неделю?).
— Предложения (Предложите, что можно улучшить в вашем подразделении или в компании в целом?).
— Благодарности (Кого и за что вы хотите поблагодарить?).

Для организации опроса вы можете использовать внутренние инструменты (например, Microsoft Forms) или привлечь стороннюю организацию, которая предложит вам готовое решение и проработанную методологию.

Мы обратились к нашим партнерам, коллегам, работающим в сфере корпоративных коммуникаций и HR и расспросили их о том, как в их компаниях принято подводить итоги.

Наталья Сальникова, руководитель отдела корпоративной культуры и коммуникаций компании СДЭК:

Мы в СДЭКе стремимся мыслить в формате результата и на постоянной основе информируем сотрудников о наших планах, достижениях и неудачах в цифрах и конкретных примерах. Так люди понимают цели компании, осознают, как влияет работа каждого на общий результат. В общем, мы регулярно рассказываем о том, что происходит в компании!

Перед Новым Годом особенно важно поделиться ключевыми достижениями, рассказать, как отработали. Тем более, этот год был для всех непростым, мы учились жить и работать по-новому.

У нас огромная сеть филиалов и представительств, поэтому и раньше мы не могли собрать всех офлайн и поговорить, так что всегда использовали электронные СМИ и разные форматы для подведения итогов: от презентаций PowerPoint до прямых эфиров в Инстаграме.

В СДЭК очень разные целевые аудитории внутри компании – от кладовщиков до программистов и топ-менеджеров. Поэтому нам важна «форма» подачи. Для производства это могут быть буклеты или компактные видео по итогам года, для менеджеров – более развернутые ролики с цифрами и результатами по направлениям. В равной степени для нас важен стиль подачи – неофициальный, простой, современный, человечный. Его мы стараемся придерживаться во всех наших коммуникационных проектах.

Диляра Турлина, ведущий специалист по управлению персоналом компании «Ланцет»:

Как ежемесячную историю, я создавала HR-дайджесты, где отражала перечень ключевых моментов, которых мы достигли за месяц. А в конце года делала итоговый годовой HR-дайджест, где собирались 12 ключевых моментов года.

В один год я его оформила как дорогу с флажками. Каждый флажок означал какую-то сделанную задачу или достигнутую цель. К флажкам приставила гиперссылки, по которым можно было перейти и получить полную информацию по этой задаче, написанную так, чтобы людям было интересно ее читать.

На этот дайджест был получен отличный отклик, потому что каждый сотрудник мог пройтись по году, вспомнить интересные этапы работы и осознать свой личный вклад в участии достижения целей крупной компании.

Пришло время подводить итоги этой статьи, а компаниям подводить итоги года. Резюмируя, хочется отметить, что отчетные мероприятия, направленные на подведение итогов года – это не просто документирование прошедших событий, не летопись истории компании, а демонстрация со стороны руководства осознанности и понимания важности работы сотрудников.

Крупные компании комбинируют сразу несколько инструментов для достижения бОльшего охвата и для работы с разными целевыми аудиториями. Умело сочетая инструменты, описанные в этой статье, вы можете анализировать результаты и настроения, информировать, мотивировать, вовлекать, давать обратную связь и поощрять. А еще это один из самых простых способов сказать спасибо всем, кто работает на благо компании.

Источник